Jos asiakas ei maksa laskua – Ratkaisut ja vinkit yrittäjälle

Vieraskynäblogi: Tässä blogisarjassa kumppaniverkostomme ammattilaiset jakavat oman osaamisalueensa ammattitaitoa. Tällä kertaa vuorossa Intrumin Juha Pihlajamäki.

Kuvitellaanpa tilanne: olet yrittäjänä pienessä tai keskisuuressa yrityksessä, ja olet tehnyt kovan työn tarjotessasi yrityksesi tuotetta tai palvelua asiakkaallesi. Asiakas on lopulta ostanut tuotteen tai palvelun ja olet lähettänyt siitä laskun, mutta odotettu maksu ei koskaan saavu. Kuulostaako tutulta? 

Suomalaisyrityksistä yli kuusi kymmenestä (62 %) uskoo maksuviiveiden kasvavan seuraavan 12 kuukauden aikana, kun asiakkaat kamppailevat haastavassa taloudellisessa ympäristössä (EPR 2023). Luottotappiot syntyvät usein tutuista asiakkaista ja yhdenkin luottotappion kattamiseen tarvitaan moninkertaisesti lisämyyntiä.

Tässä blogikirjoituksessa kerromme, mitä voit tehdä, kun asiakas ei maksa laskua, ja miksi perintäpalvelun käyttö voi olla järkevä päätös. Kun saatavat kotiutuvat ajallaan, raha kiertää yrityksen kassassa paremmin ja mahdollistaa siten liiketoiminnan kasvun.

1. Tarkista asiakassopimukset

Ennakoi maksuviiveet varmistamalla aina, että asiakassopimuksessa on mainittu laskujen maksamiseen, muistuttamiseen, perintään, kuluihin ja viivästyskorkoihin liittyvät kohdat lainmukaisesti.

2. Ota asia puheeksi ystävällisesti

Jos maksua ei kuulu, ensimmäinen askel on aina keskustella asiakkaan kanssa. Usein maksun viivästymiseen voi olla hyväksyttävä syy, ja avoin viestintä voi auttaa selvittämään tilanteen. Muista olla kohtelias ja ammattimainen. Keskustelu on monesti kannattavaa. Henkilökohtainen dialogi tuo muitakin hyötyjä, voit saada muun muassa tietoa asiakaskokemuksesta.

3. Lähetä maksumuistutus

Jos ystävällinen ja avoin keskustelu ei auta, lähetä maksumuistutus. Maksumuistutus kannattaa tehdä selkeäksi ja sen tulee sisältää tieto viivästyskorosta ja maksumuistutuskulusta. Maksumuistutus kuluttaja-asiakkaalle muistutuskululla voidaan lähettää aikaisintaan 14 päivän päästä alkuperäisen laskun eräpäivästä. Maksumuistutuksen yritysasiakkaalle muistutuskulun kera voi lähettää jo ennen 14 päivän aikarajaa.

4. Soita ja lähetä sähköpostia

Jos asiakas ei reagoi maksumuistutukseen, soita asiakkaalle tai lähetä sähköpostia, jossa selität tilanteen ja pyydät maksua. Valitse asiakkaan käyttämä kommunikointikanava. Usein henkilökohtainen yhteydenotto saa asiat liikkeelle.

5. Harkitse perintäpalvelua

Jos edellä mainitut vaiheet eivät tuota tulosta, on aika harkita perintäpalvelun käyttöä. Perintäpalvelua tarjoavat yritykset ovat erikoistuneita auttamaan yrityksiä saamaan rahansa takaisin. Miksi perintäpalvelun käyttö kannattaa?

• Ammattitaito: Perintäyritykset ovat asiantuntijoita laskujen maksamiseen liittyvissä asioissa. He tietävät, miten lähestyä asiakasta tehokkaasti ja niin, että tärkeä asiakassuhde voi jatkua hetkellisistä maksuvaikeuksista huolimatta. Heillä voi olla jo tietoa asiakkaasi maksukäyttäytymisestä.
• Säästät aikaa ja resursseja: Perintäprosessi kokonaisuudessaan vaatii monien käytäntöjen, prosessien ja lakien tuntemista. Säästät omaa aikaa merkittävästi, kun annat saatavien perinnän ammattilaisten hoidettavaksi
• Tehokkuus ja rahan kierto nopeutuu: Perintäpalvelua tarjoavilla yrityksillä on useimmiten käytössään tehokkaita menetelmiä, kuten maksusuunnitelmia, ja heillä on enemmän voimavaroja seurata maksamattomia laskuja. Yrityksen saatavat kotiutuvat ammattilaisten avulla varmemmin ja nopeammin. 
• Asiakassuhde säilyy: Perintäyritykset voivat kolmantena osapuolena säilyttää asiakassuhteesi paremmin, kuin jos joudut itse toimimaan perijänä. 
• Valitse luotettava ja osaava kumppani: Kun päätät käyttää perintäpalvelua, varmista, että valitset luotettavan ja kokeneen yrityksen. Näin varmistat, että laskuja peritään aina lain ja sääntöjen mukaan. Luotettava perintäyhtiö toimii erotuomarin tavoin, se varmistaa, että molemmat osapuolet toimivat oikean käytännön, hyvän perimistavan ja lakien mukaisesti.

Yhteenvetona todettakoon, kun asiakas ei maksa laskua, toimi heti ja ole ystävällinen. Perintäpalvelun käyttö voi olla järkevää, kun yrityksen omat voimavarat ja osaaminen eivät riitä saatavien perinnässä. Älä epäröi hakea apua, sillä ansaitset saada maksusi oikeutetusti. 

Me Intrumilla tarjoamme perintäpalveluja ja muita luotonhallinnan ratkaisuja pienten ja suurten yritysten tarpeisiin. Kansainvälisen verkostomme kautta yrityksen saatavat peritään myös ulkomailta helposti ja vaivattomasti. Perintäpalvelumme sisältää myös pääsyn Intrumin luottotietopalveluun, joka on markkinoiden kattavin. Maksuviiveet eli perintätiedot ovat reaaliaikaisinta tietoa yritysten maksukäyttäytymisestä ja ne ovat yleensä ensimmäinen merkki maksuvaikeuksista. Erityisesti taloudellisesti epävarmoina aikoina on hyvä varmistaa niin asiakkaiden kuin potentiaalistenkin asiakkaiden ja toimittajien maksukyky. Ota rohkeasti yhteyttä, me autamme yritystäsi kasvamaan, riskit huomioiden.

Juha Pihlajamäki
Kehitysjohtaja, myynti ja kumppanuudet
Intrum Oy
juha.pihlajamaki@intrum.com

Yhteistyössä PUROn ja Intrumin kanssa tarjoamme automaattisen perintäpalvelun asiakkaillemme. Palvelu toimii aina helposti ja nopeasti, kun lasku on lähetetty PURO:lle rahoitettavaksi. Sopimuksen tekeminen on maksutonta. 

Mikäli haluat kuulla lisää palvelustamme ja ottaa perinnän käyttöön, täytä yhteydenottolomake tästä.

---

Intrum on alan johtava luotonhallintapalvelujen tarjoaja ja terveen talouden suunnannäyttäjä, jolla on toimintaa 20 maassa Euroopassa. Intrum tarjoaa markkinoiden kattavimmat luotonhallinnan ratkaisut niin pienille kuin suurille yrityksille ja yhteisöille. Niiden avulla yritysten rahankierto tehostuu ja kannattavuus paranee.

PURO Finance on suomalainen fintech-yhtiö, joka on erikoistunut factoring- eli laskurahoitukseen. PUROn tekeminen pohjaa ensiluokkaiseen teknologiaan ja digitaalisiin prosesseihin. Tavoitteenamme on tarjota yhdessä kumppaniemme kanssa luotettava ja vaivaton laskusaatavien rahoituspalvelu, joka yhdistää asiakkaiden laskutuksen, rahoituksen, luottovakuutuksen, perinnän ja kirjanpidon.